如今,很多企业都会举办各式各样的会议活动,一些小型的内部会议通常使用企业内部会议室就可以简单搞定,而一些大型的重量级会议则就需要考虑到场地的选择。一场会议或活动成功与否,场地选择至关重要。那么,如何选择合适的会议场地呢?怎么选才能更好地提升参会率、取得理想会议或活动效果呢?今天小飒就带大家一起来看看!
NO1:确定会议形式、会议人数及会议时间
会议人数和会议形式决定了会场面积的大小,正常会议人数和会场面积比例是1:1.6~1.8比较合适(一些展览类会议除外),太大了容易感觉空旷,不聚气,也增加了费用开支,太小了会感觉压抑。
确定会议时间之后才能着手去找场地,因为时间不确定,酒店这边就没办法做预订,也就没办法确定酒店有没有档期。
NO2:根据会议预算选择会议场地
在选场地的时候应该提前确定好会议预算,可以避免在场地考察和筛选时浪费时间和精力。而会议预算决定了会场(一般多为酒店)的“档次”,会议预算包含会议会场费用、参会人员食宿费用、以及会场物料准备、搭建费用和其他一些费用,会议预算做好了才能开始匹配相对应的酒店会场。如果是三星酒店预算想去四星级酒店会场开会,那只能在位置上做让步,去郊区或者一些县市区会好点。正常市区里面每个档次酒店,费用都是相匹配的。
NO3:综合考虑会场的交通和位置
会议活动从本质上就是一种大型人员聚集活动,所以位置很重要,要看交通是否便利,是否方便停车,离地铁口有多远,公交站能不能直达等等。会议性质也跟位置有很大关系,如果是比较“吵”的需要氛围的会议,会场就尽量不要在闹市区,有团建或者需要集体户外活动的要尽量往郊区跑。
NO4:选择环境适合的会议场地
为了使与会人员能够专心开会,保证会议的质量,在选择会议场地时,除了要考虑会议场地的大小、交通位置之外,环境也应当是考虑的重要因素之一。
一般来讲,应当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会议场地。嘈杂喧器的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。尤其是一些重要的会议,一方面需要安静的环境,另一方面也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事千扰,遇到这类情况可以考虑舍近求远。
NO5:从服务来选择会议场地
01、场地服务
会议现场少不了服务人员的跟进,确保开会期间所有问题及时跟进,保障会议的顺利进行。所以,在选择会议场地时要确定会议当天是否有足够的礼宾支持、服务员和安保人员,且场地服务人员是否专业,若在场地使用会场举办活动或宴请,是否提供免费停车等附加服务。
02、场地设备
会场设备关系着会议是否可以顺利进行。所以,考察场地时,要注意询问场地设备,如果会议或活动需要使用场地设备,如场地照明,通风,舞台灯光,麦克风,录音设备,音响,投影,LED大屏幕等设备,对这些所有附属设备都要依次进行检查,确保设备的完好。如需使用舞台,需要了解场地是否有舞台,提供的舞台多大多高,舞台摆放位置,红毯、台阶是否有提供等。
03、场地配套硬件
除了酒店相匹配的会议室,客房,宴会厅,还需要注意一些细节。比如酒店外观醒不醒目,酒店大厅装修风格怎么样,够不够大气,签到空间够不够。房间有没有窗户,房间面积大小,房间风格,有没有套房。再比如会场外边有没有茶歇区、洽谈区、休息区,舞台后面有没有化妆间等。
04、场地餐饮
要了解会议场地是否提供餐饮服务(有些场地只提供住宿,不提供餐饮),同时要提前了解餐饮的价位,不同餐标的菜单是什么样的菜品,有什么口味特色等。
05、场地安保
防火、医疗等各种突发风险虽然概率较低,但也要考虑其中。消防设备的位置,安全通道在什么位置,是否畅通,场地安全用电在多少功率之内等等,这些都需要提前了解好。
06、场地报价
在关于场地的价格方面,我们要详细了解餐饮菜单价格,是否可以自带酒水,如果可以自带,酒水是否有加收服务费;场地租赁费,设备租赁费,若活动举办,最早可以何时进场搭建,是否有进场费等。
选择会议场地的时候从以上5大方面来考虑,基本可以挑出2-3家场地,然后再进行实地考察,结合各自的优缺点,选择一家合适的场地。
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