预算，是会议活动的战略工具，直接关系着会议活动的成败，作为主办方，必须具备把控会议活动预算的能力。
随着举办活动的成本越来越高，主办方也越来越重视对活动预算的把控。那么，怎样做活动预算计划，才能正确地分配预算费用，合理地花费每一分钱呢？
今天，小飒给大家分享一些小知识，帮助大家梳理做预算的思路，助力会议统筹人轻松把控全局费用。
NO1：明确会议关键信息
对于一场会议或活动，我们要制定预算的前提，就是了解活动的基本信息，包括以下几个重要的方面：
1、主办方信息：包括主办方名称、主办方性质、所属行业，成立年限、主营业务、竞争对手、核心优势以及发展愿景等等。
2、活动类型：活动一般有两种类型，一种是市场活动，活动参加者都是外部的人员；另外一种是行政活动，活动参加者都是公司内部的人员。
3、活动周期：这个活动需要持续多少时间？
4、活动人员：这个活动有多少人参加？他们分别是什么人群？
5、活动目标：主办方想让活动参与者有怎样的感受？想达到的活动目的是什么？
6、活动需求：会议形式中是否包含互动、表演这些？是否为参会嘉宾准备地接、餐饮、住宿、伴手礼？现场布置是否有特殊要求？等等！
了解完这些基本信息后，我们就可以将一场活动中需要考虑的内容以及每项内容大概的费用做一个详细的分析。
NO2：办会预算划分
01、场地租赁费用
对于大多数活动而言，场地是最直接明确的一部分费用，场地租赁费用与办会城市、场地档次、场地规模、场地使用时间息息相关。
活动场地一般包含：星级酒店、邮轮、秀场、剧院、展览馆以及特殊场地。主办方需要对位置、交通、品牌、调性、面积、层高、配套设施等关键要素多考察多对比，综合考虑活动需求和预算，最终选出最佳的场地。
02、现场布置与搭建
（1）创意设计服务费：一般是平面设计师与3D设计师共同服务，平面设计师负责出平面设计稿，3D设计师则将平面设计图与现场实况结合，出具现场3D效果图，供各方人员直观了解布置后的现场视觉效果（如果公司本身配备对应设计师，这笔预算可忽略）。
（2）物料印刷与制作费：签到墙、背景墙、门头、通道、指示牌、合影墙、氛围装饰等；
（3）布置与搭建：活动中的区域规划通常包含以欢迎、互动、展示为主的欢迎区、互动区、签到区、合影区、展示区、茶歇区等。同时，还有以活动流程为主的舞台区及嘉宾座位区等。现场根据会议活动情况完成相应区域的现场布置与搭建所产生的系列费用，包含劳务费。
03、AV设备租赁费用
一场像样的活动，一定会有主题基调，想给参与活动的人营造的氛围，这与现场声、光（颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光）、电、屏幕（LED）等设备，有着密不可分的关系，所以需要租赁相应的设备。
一般包含但不限于灯光、音响、LED屏等。通常情况下，设备本身的费用是按天计算的，除此之外还有设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用等。
如果对舞台、现场氛围、场内外互动设备、表演等有特殊要求，需要用到设备、道具以及软件或平台等，相关费用也应该包含进来。不同供应商报价也会有所差异，“选对”很重要。
04、活动道具费用
图：倒金沙启动
图：启动球启动
为了帮助活动设置记忆点或营造氛围，可以借助活动设备，如启动球、冰雕、推杆，也可以利用活动主题、产品造型、Logo来定制一些仪式道具。
05、活动印刷物和礼品
（1）印刷物料：一场像样的活动包含邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报、易拉宝、X展架、餐券等这些印刷物，这些同样需要花钱。
（2）活动礼品：无论是会议或活动都会为会议嘉宾准备好活动礼品，包括但不限于：笔、本子、水杯、纪念册、公文包/电脑包、U盘、鼠标、茶杯等等，需要根据相应的会议类型准备合适的礼品。
06、住宿费用
宾客住宿客房的费用，一般多为邀请嘉宾或重量级嘉宾及领导，多数普通嘉宾住宿费用或需自行支付。
住宿费可能是主要的开支之一，正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。比如，客房内的长途通讯、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
07、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
（1）早餐：早餐通常是自助餐，费用按人数计算即可。
（2）午餐和正餐：如果午餐和正餐涉及桌餐，可以按桌计算。
（3）酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅外带酒水消费，餐厅需要加收服务费。
（4）会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
08、人员费用
（1）嘉宾费用：演讲嘉宾是活动预算中非常重要的组成部分，很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾，因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力，可以很好地吸引参会者。
图：主持人及演艺人员
图：礼仪小姐
图：演艺人员
（2）专业活动服务人员：一场活动，通常需要各类专业的活动服务人员，费用根据人员需求数量、服务类型不同而有所差异。这些活动服务人员主要是：主持人、礼仪小姐、模特、摄影摄像、演艺人员、现场技术人员等，有些要求更高的活动，甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求，他们的服务影响着现场的参会体验。如果他们是你公司的内部人员，你需要考虑他们活动当天的吃住费用，如果他们是供应商提供的人员，你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。
09、活动营销费用
为了在活动前期、后期扩大活动声量，市场活动可以通过搜索（如SEM广告）、社交（如KOL）、分发（如媒体）等媒体渠道进行传播，而这些渠道也需要费用。
（1）活动前期在宣发平台付费宣发造势的费用；
（2）会议期间设置媒体采访的费用；
（3）活动结束后的宣发费用。
宣发形式、渠道、媒体选择不同，费用也会有所差异。
10、策划费用
这部分基本上都是由活动公司来完成的，笼统的叫做服务费，目前市场主流的活动公司在这部分的收费基本上都是收取前面所有项目计费综合的某个比例。
11、应急资金
活动的组织是一个不可完全预测的过程，在某些情况下会存在突发事件，所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分，但它需要在你的预算计划之中。
NO3：规划预算参考维度
在了解了以上预算费用后，接下来我们还需要参考以下几点做出较为详细的预算：
1、明确预算重点：我们需要根据活动目标，将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。会议场地、现场布置与搭建、设备租赁是重点，直接影响参会人员的现场体验，预算不宜太低。
2、参考历史办会数据：如果在此之前，公司有办过类似的会议，可以将会议筹备期相关资料提取出来比对分析，为新的会议提供预算参考。
3、做好相关记录：对所有在会议筹备中所产生的费用做详细记录，包含使用原因说明等，方便向上级做汇报，也为下次办会提供参考依据。
4、随时关注预算变动因素：时刻了解公司高层领导在办会需求方面的相关变动，同时和预算工作相关者始终保持紧密的信息沟通。及时增加因需求变动产生的费用，删减掉不必要的费用，让预算更合理清晰。
5、关注最新趋势：有效的预算支出需要有策略的花钱方式，而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势，就可以知道哪些活动方式不再有效，你就可以相应地减少这方面的支出。
6、制作活动预算表单：在识别和评估完所有的预算项目之后，我们就可以将活动预算的关键要素放在一起，根据项目所需全部资源数量以及单价，汇集创建一个活动预算表单。一张清晰明了的活动预算表单，可以帮我们理清所有费用开支。
做活动预算是一项复杂的工作，其涉及的内容非常广泛，需要考虑和衡量的因素也非常多，希望以上的技巧和知识，可以帮你更有成效地完成预算工作。
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