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创建时间:2021-10-21

举办一场常规会议不可缺少的 9 种物料,快点收藏备用!

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       在进行会议活动策划过程中,经常需要准备很多物料,在这过程中如果不熟悉的话经常会遗漏一些物料。那么,举办一场会议活动通常需要准备好哪些物料呢?下面,让小飒来给大家一一列出:

 


01、桌椅,名牌,茶水

 

 

       桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要,一般采用能重复使用的桌面智能终端,推进无纸化的进程,真正体现绿色会议,智能会议的需要。

 


02、酒店大堂展板

 


       酒店大堂展板,一般是来宾步入酒店的第一块会议示意牌,内容可以是:报到处、签到处、或者会场楼层说明等。

 


03、会场指示牌

 


       会场指示牌包含车库至会场的指示牌,以及酒店大堂至会场的指示牌,清晰准确地引导嘉宾步入主会场。

 


04、签到簿,名册,会议议程

 


       签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等(如果是一些其他电子签到方式,签到簿的作用就变小了)。印刷名册和会议议程可以方便会议的主席和与会人员尽快掌握各位参加会议人员的相关资料及会议信息,了解会议全程,加深行业人员了解,彼此熟悉。

 


05、企业和产品展示墙

 


       企业和产品展示墙用于主办方展示,亦或者大会核心产品的展示等,用于配合大会,让参会嘉宾更好地了解会议目的或产品。

 


06、黑板,白板,笔

 


       在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题,虽然视听设备发展得很快,但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

 


07、舞台区舞美设备

 


       音响、灯光设备是必不可少的,具体根据会议预算来准备,原则上适当补充音响及灯光设备,更能提升大会的现场体验感。除此,还需要各类多媒体设备,比如LED背景墙、投影机、投影幕、投影升降架等。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,避免影响到会议活动的正常进行。

 


08、资料、样品

 


       如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。除此,会议中如果需要介绍一种新产品时,就需要给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。

 


09、人员配套

 


       签到迎宾礼仪、主持人、摄影师、摄像师等,这些人员都是必不可少的。


       以上为一场常规的会议必不可少的物料配套。成功的会议活动,与完美的准备工作有很大的关系,所以为了举办一场成功的会议,请提前准备好以上物料吧。


陕西飒诺兰会议策划有限公司


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