浏览量:0
创建时间:2021-07-15

企业举办大型会议,如何选择合适的会议场地?

收藏

您当前的位置:

  会议对每个公司来说都是必不可少的活动,对于各种大中小公司来说,内部会议可以在自己的办公地点解决,但是涉及到一些商业会议、年会等大型会议以及各类涉外会议来说,就需要寻找一个最佳的会议场地。那么如何选择合适的会议场地呢?下面,小飒为大家整理了相关资料,一起来看看吧!

 

 


  NO1:列出需求明细清单


  制作一张会议需求清单表。清单表上需标注会议要求的所有重要条件(包括了规模、人数、主题、交通、安保等),这样就能大大地降低选择会议场地所需的时间、金钱成本。

 


  NO2:选择合适类型的场地


  选择适合的会议场地,需要依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预估的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。所以这就要特别注重酒店的风格类型,然后再进行选择!


  按类型划分:


  1、商务型酒店


  这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。


  


  商务型酒店的优势是既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。


  2、度假型酒店


  这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。


  


  比较适合文化型或是创意类企业,同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑为办会方提供了更多有趣的行程。


  按地点划分:


  1、位于市中心


  在选择位于市中心的酒店的好处是周边服务设施较为完善、娱乐、餐饮较多,如果有参会人员同行家属较多的情况下比较适合。


  


  但是选择这类酒店时需考虑酒店与机场的距离(包括交通是否拥挤)。如果参会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。


  2、位于市郊


  


  同等档次的酒店,选择位于市郊的好处就是价格较低,且靠近高速,适合自驾或是机场过来的参会者。对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店交通便捷、环境优越,是大受欢迎的。

 


  NO3:会议类型与场地的搭配



  培训类会议:需要选择能提供专业工作人员和专业设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。
  研发类学术会议:研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。
  颁奖类会议:重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对杰出表现予以奖励。
  发布会及交易会对于各类交易会和产品类发布会,需要选择有展厅的场所,对交通便利的要求更高。

 


  NO4:场地选择需要考虑的五大问题


  1、场地大小要能够容纳所有与会人员
  露天的会议与会者可以站立,或放置临时的座椅;室内的会议要有足够的座位,必要时还可在座椅前设置条桌。


  2、会场的出入口要通畅
  露天会场的出入口要有明显的标志,要考虑对周边交通的影响;室内会场的出入口在开会期间不得关闭,门扇通常是往外开启。要考虑意外情况下的疏散,根据会场大小和代表人数,会前可使用1-2个入口,散会时出口可加倍。


  3、会场所在地的交通要便利
  会场要便于代表集中和疏散。场地周围的环境要安静,不能有施工和交通的噪声干扰。室内的会场要具备通风和温度调节的设施。会场附近要有卫生间,露天会场可搭建临时卫生间,并有醒目标志。中型以上的会议,场地附近还要有停车场所。


  4、会场上要有服务人员
  露天会场周边要有专人佩带标志维持秩序,防止闲人混杂。室内会场门口和场内要有服务人员守候、送水、管理音响设备等。


  5、会场上要有必需的设备
  会场上要有主席台或发言的讲台,有音响设备。有的会议需要悬挂会标,有的还需要有电视、电话插转设备等。露天会场或临时借用会场,要有条件进行布置或设备安装。

 


  NO5:会议场地租赁的价格


  价格往往在所有条件满足会议需求之后起到了一个决定性的因素,但是在会议场地的租赁中,一定要注意价格的范畴及单位。按场计价和按天计价有本质的区别,一般一场会议为4小时规定,大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要明确酒店的会场计价单位。


  


  而一天的计算是包含了上午,下午以及晚上。计价单位明确之后那就需要了解场地供应商所给予的搭建时间,一场会议的布置需要时间,而布置的时间是否免费,收费又收多少?所以只有在综合比较所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格。

 


  NO6:选择会议场地的四大步骤


  1、初步筛选:根据会议的需求,进行初步筛选,确定几个合适的目标场地。
  2、背景调查:确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合会议的要求,有的可能不符合会议的要求。
  3、实地考察:在最终确定地点之前,去实地考察一下非常重要。可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息。
  4、最终选择:根据会议需求清单和各种考察情况,同时对所有候选场地进行对比,确定一个最合适的会议场地。


  以上内容就是关于会议场地如何选择的一些意见,希望能对大家有所帮助!


  陕西飒诺兰会议策划有限公司,成立于2007年,是专业从事各种类型会议策划、展览展示、商务接待、学术会议接待、礼仪庆典等活动的专业化服务公司。如果您有任何会议会展、展览展示、活动策划、展板设计等业务需求,都可以咨询我们合作,咨询热线:18291804515,地址:西安市雁塔区长安中路89号阳明国际2001。